سنجش عملکرد کارکنان
یکی از مهمترین کارهای مدیران سنجش عملکرد کارکنان است. سنجش عملکرد کارکنان در صورتی عملی خواهد شد که بدانید از هر فردی چه عملکردی انتظار دارید. یکی از مواردی که مسئولین استخدام همواره به دنبال آن هستند این است که بتوانند شاخصی برای استخدام های موفق و ناموفق بیایند. به همین علت نیاز دارند تا عملکرد کارکنان تازه استخدام شده را مورد بررسی قرار دهند. عملکرد کارمندان یکی از مهم ترین شاخص ها برای موفقیت به خصوص زمان ارزیابی تاثیر فرآیند استخدام است. در استخدام هر کارمند، هدف گزینش کاندیدایی است که احتمال موفقیت او در وظایف شغلی اش بیشتر از همه است. برای ارزیابی این که به چه مقدار فرآیند استخدام در دستیابی به این هدف خوب عمل می کند، بایستی به نوعی عملکرد کارمندان را بعد از استخدام سنجید. شاخص های سنجیده شده می توانند در اختیار کارفرما راهکارهایی قرار دهند که برای بهبود عملکرد شغلی به کار روند.
ارزیابی عملکرد کارمندان
نقاط مثبت و منفی
یک فرآیند ارزیابی بد می‌تواند به کاهش بازدهی، تضعیف روحیه و حتی استعفای کارکنان منجر شود. بنابراین، باید علاوه بر انتقادها و اظهارنظرهای منفی، با ارائه بازخوردهای مثبت و سازنده، این فرآیند را تعدیل کنید. هدف از ارزیابی عملکرد، شناسایی زمینه‌هایی است که نیاز به بهبود دارند اما برای آنکه بتوانید با کارکنان خود ارتباط خوبی داشته باشید، باید به نقاط قوت و موفقیت‌های آنها نیز اقرار و تاکید کنید.
اهداف و چشم‌اندازها
از آنجا که بسیاری از کسب وکارها پرمشغله هستند، گاهی امکان بررسی عملکرد کارکنان به‌صورت مجزا وجود ندارد. کارکنان در حال انجام کارها به‌صورت تیمی هستند، اما شاید نتوانید روند پیشرفت تک‌تک آنها را زیر نظر بگیرید. طی دوره ارزیابی عملکرد، زمانی را به گفت‌وگو با تک‌تک کارکنان اختصاص دهید. با کمک هم، اهداف شخصی اش را تعیین کنید و درباره نقش او در محقق ساختن اهداف کلی سازمان صحبت کنید. به این ترتیب آنها انگیزه‌ای برای تلاش پیدا خواهند کرد.
بازخورد مفید و سازنده
گرچه نباید با کارکنان بر سر تک تک جنبه‌های منفی عملکردشان جر و بحث کنید، اما باید به آنها فرصت دهید تا به پیشنهادهای شما پاسخ دهند. این اقدام می‌تواند از مشکلات پنهان کسب وکارتان پرده بردارد و میان شما و کارمندتان ارتباط برقرار کند. اگر به کارکنان فرصت دهید که به‌طور مستمر به شما بازخورد دهند، آنها قطعا برای شما احترام بیشتری قائل خواهند بود.
نمونه‌هایی از عبارات ارزیابی عملکرد
در گذشته می‌گفتند «قبل از آنکه حرف بزنی، آن را مزمزه کن». این ضرب المثل نه تنها در روابط شخصی، که در روابط کاری نیز کاربرد دارد، به خصوص در موقعیت‌های حساسی مثل ارزیابی عملکرد. فرآیند ارزیابی عملکرد باید دارای توازن باشد. به‌عنوان مدیر یا سرپرست سازمان باید بتوانید به کارمندان بازخورد سازنده ارائه دهید و موضوعاتی را مطرح کنید که کاملا مشهودند. به این منظور، نظرات و تفسیرهای شما باید دقیق، مختصر و مفید باشند. آنچه خواهید خواند لیستی از عبارات، نظرات و بازخوردهای سازنده است که می‌توانید در طراحی آزمون‌های ارزیابی عملکرد، بازخورد 360 درجه یا خود ارزیابی کارکنان از آنها استفاده کنید یا هنگام ارائه بازخورد به کارکنان به‌عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی و بهبود عملکرد، از این نمونه‌ها ایده بگیرید. این عبارات می‌توانند هم در بازخوردهای مثبت و هم در بازخوردهای منفی مورد استفاده قرار بگیرند. در اینجا، عملکرد کارکنان از چند جهت مورد بررسی قرار گرفته، از جمله: مهارت‌های ارتباطی، دستاوردها، قابلیت‌های آموزشی، مهارت‌های میان فردی، مهارت‌های اداری، مهارت‌های نوآوری، مهارت‌های مشارکتی و غیره.
مهارت‌های ارتباطی
هنگام ارزیابی مهارت‌های ارتباطی کارکنان، می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- می‌تواند نظرات و انتظاراتش را به‌طور موثر مطرح کند.
- ارتباط در هر سطحی را به خوبی مدیریت می‌کند (جریان‌های ارتباطی موازی، رو به بالا و رو به پایین).
- گفت‌وگوهای گروهی را به خوبی پیش می‌برد.
- سازمان را به تشکیل جلسات اقدام محور یا وظیفه محور تشویق می‌کند.
- ارزش‌ها و سیاست‌های سازمان را تبلیغ می‌کند، بدون آنکه واکنش منفی دیگران را برانگیزد.
- با مشتریان به خوبی ارتباط برقرار می‌کند.
دستاوردها
هنگام ثبت دستاوردهای کارکنان می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- توانست به اهداف «X» دست پیدا کند و از آن فراتر رود، با حاشیه Y.
- توانست به عملکرد مطلوب برسد، با خلوص نیت و تعهد کامل در زمینه‌هایی مثل... .
- در اجرای پروژه «X»، نشان داد که در کار تیمی مهارت دارد.
- به واسطه عملکرد فوق‌العاده‌اش در پروژه «X»، توانست مهارتش را در توسعه استراتژی و برنامه‌ریزی تقویت کند.
- عملکرد کلی خود را تا «X» درصد افزایش داده است.
- در انجام فعالیت‌های داخل و خارج از پروژه، مهارت‌های «کنشگرایانه» از خود نشان داده است.
توانایی آموزش و مربیگری
هنگام ذکر مهارت‌های مربیگری و آموزشی کارکنان، می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- همواره همکاران و همتایانش را راهنمایی و حمایت می‌کند.
- او نشان داده که واقعا به شنیدن و حل مشکلات کارکنان علاقه دارد.
- با استفاده از تکنیک‌های آموزش صوتی برای حل مشکل X، ثابت کرده که در زمینه آموزش کارکنان مهارت‌های بسیاری دارد.
- پیشنهاد داد که در حوزه‌های X، Y و Z کارکنان را به‌طور مستمر آموزش دهد.
- با گوش دادن به مشکلات و دغدغه‌های کارکنان، توانسته است احترام و حمایت آنها را جلب کند.
- در حوزه‌های مرتبط با X و Y، فرصت‌هایی برای کارکنان ایجاد کرده است.
مهارت‌های میان فردی
هنگام برشمردن مهارت‌های میان فردی کارمند، این عبارات می‌توانند سودمند باشند:
- می‌تواند با... رابطه کاری موثر برقرار کند.
- نیازهای همکارانش را درک می‌کند و به آنها پیشنهاد کمک می‌کند.
- اعضای تیم را به همکاری با یکدیگر تشویق می‌کند.
- فرهنگ سازمان را می‌پذیرد و به آن احترام می‌گذارد و سایرین را نیز به چنین رفتاری تشویق می‌کند.
- درک و اعتماد متقابل را در سازمان رواج می‌دهد.
توانایی‌های اداری
در ارزیابی توانایی‌های اداری کارکنان، می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- استراتژی‌های او در رابطه با وظایف اداری، نتایج فوق‌العاده‌ای را به دنبال داشته است.
- همواره در حال بداهه پردازی و آزمایش وظایف و فعالیت‌های اداری است.
- برای سهولت در انجام وظایف X، Y و Z، فرآیندهای جدیدی را پیشنهاد کرده است
- برای بازیابی اطلاعات از دست رفته یا پاک شده، سیستم‌هایی راه‌اندازی کرده است
- توانست اسناد اداری را به شیوه‌ای موثر سازماندهی و نگهداری کند تا از دوباره کاری جلوگیری شود.
مهارت‌های نوآوری
می توانید هنگام ارزیابی مهارت‌های مربوط به نوآوری کارکنان از این جملات استفاده کنید:
- حتی در شرایط نامساعد نیز نوآوری می‌کند
- به دنبال راه حل‌های خلاقانه است.
- در تعیین استراتژی‌های نوآورانه نقش دارد.
- روحیه نوآوری را در میان اعضای تیم.تقویت می‌کند.
- در فعالیت‌های نوآورانه حضور فعال دارد.
مهارت‌های مشارکتی
با استفاده از این عبارات می‌توانید مهارت‌های مشارکتی کارکنان را شرح دهید:
- همه را به فعالیت‌های تیمی تشویق می‌کند.
- برای افزایش مشارکت میان اعضای تیم، ایده‌ها و تکنیک‌های جدید پیشنهاد می‌کند.
- با اعضای تیم ارتباط مستحکم برقرار می‌کند.
- ذاتا اهل مشارکت و هماهنگی با دیگران است.
- مهارت‌های خود را با اعضای تیم به اشتراک می‌گذارد.
توانایی تقسیم وظایف و واگذاری مسوولیت
هنگام ارزیابی این مهارت در کارکنان می‌توانید این عبارات را به کار ببرید:
- کارکنان را تشویق می‌کند که به تنهایی از پس حل مشکلات بر بیایند.
- کارکنان را تشویق می‌کند که الگوی دیگران باشند و تمامی منابع لازم برای نیل به این هدف را فراهم می‌کند.
- به کارکنان کمک می‌کند تا «دیده شوند».
- وظایف را طوری تقسیم می‌کند که میان وظیفه یک کارمند و توانایی‌هایش هماهنگی وجود داشته باشد.
- وظایف را به‌طور دقیق و شفاف تقسیم می‌کند.
حضور در محل کار
برای ارزیابی وضعیت حضور کارمند می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- وقت‌شناس است و به موقع در جلسات حاضر میشود.
- به موقع به جلسات می‌رسد و همیشه آمادگی دارد
- طی دوره X، در محل کار حضور مستمر داشته است.
- مرخصی‌هایش را مطابق سیاست‌های شرکت زمان‌بندی می‌کند.
- پروژه‌ها را در موعد مقرر به پایان می‌رساند.
مهارت‌های پیشرفت
برای ارزیابی این مهارت‌ها می‌توانید از این عبارات ایده بگیرید:
- به‌طور کلی، همواره در حال پیشرفت و رشد بوده است .
- ذاتا این توانایی را دارد که روش‌های مختلف پیشرفت را در ذهنش مرور کند.
- پیشرفت قابل توجه او در زمینه X باعث شد به نتایج خوبی دست یابد.
- همواره می‌تواند برای پیشرفت برنامه‌ریزی کند.
تجربه مشتری
می توانیم صلاحیت یک کارمند در حوزه تجربه مشتری را این گونه توصیف کنیم:
- می‌داند چگونه با مشتری کار کند.
- با مشتریانی که با او در ارتباطند، رابطه مستحکم برقرار می‌کند.
- پشت تلفن، لحنی آرام و دوستانه دارد.
- همواره در حال پیشبرد استراتژی‌های موثر در راستای بهبود تجربه مشتری است.
- دلسوز مشتریان است.
- به نگرانی‌های مشتریان رسیدگی می‌کند
- در حوزه ارتباط با مشتری، از یک الگوی خاص پیروی می‌کند. مغرور نیست، بلکه تاثیرگذار است.
- با مشتریان بدقلق با احترام رفتار می‌کند.
مهارت‌های یادگیری
هنگام ارزیابی مهارت‌های یادگیری کارکنان می‌توانید از این عبارات الهام بگیرید:
- نسبت به یادگیری روش‌ها، تکنیک‌ها و مهارت‌های جدید اشتیاق دارد.
- به سرعت یاد می‌گیرد و خود را با تغییرات وفق می‌دهد.
- تجربیات و آموخته‌های خود را با کمال میل در اختیار همتایانش قرار می‌دهد .
- فرهنگ یادگیری را در تیم ترویج و تقویت می‌کند.
قابلیت ابتکار
برای بیان قابلیت‌های ابتکار یک کارمند می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- توانایی خلاقیت در موقعیت‌های چالشی
- توانایی بررسی راه حل‌های جایگزین
- تلاش برای رسیدن به نتایج مطلوب از طریق آزمون و خطا
- ایده‌های خلاقانه متعددی را مطرح و اجرا کرده است.
- به دنبال ایده‌ها و رویکردهای جدید است.
مهارت‌های مدیریتی و نظارتی
در اینجا لیستی از عبارات را مشاهده می‌کنید که می‌توانند برای توصیف مهارت‌های مدیریتی کارکنان به کار روند:
- دائما در حال حمایت از اعضای تیم است.
- ارتباط رو در رو را میان اعضای تیم ترویج می‌کند.
- منابع لازم برای نیل به این هدف را در اختیار اعضا قرار می‌دهد.
- در دوران گذار سازمانی، از اعضای تیم حمایت می‌کند.
- ارائه بازخورد به موقع و بجا به کارکنان
- از کارکنانی که استحقاق دارند تشکر و قدردانی می‌کند.
- گوش شنوای کارکنان است و همواره برای حمایت از آنها در دسترس است.
- مراقب است که کارکنان نقش‌ها و وظایف خود را درک کرده باشند.
ارزیابی شواهد و حل مساله
در اینجا عبارت‌هایی را مشاهده می‌کنید که می‌توانند برای توصیف مهارت کارمند در حل مساله به کار روند:
- قادر به ارائه راه حل‌های مبتکرانه است.
- به دنبال راه حل‌های مبتکرانه است، با یک رویکرد عملگرایانه نسبت به حل مساله.
- به جای تمرکز بر نشانه‌ها، مشکلات را درک و حل می‌کند.
- در دوران سختی‌ها، می‌تواند راه حل‌های جایگزین پیشنهاد کند.
- دارای مهارت‌هایی است که می‌تواند مشکلات را به فرصت تبدیل کند.
بازدهی و مهارت در مدیریت زمان
می‌توانید برای وصف این مهارت‌ها از این عبارات استفاده کنید:
- توانایی او در انجام (وظایف)، تحویل (پروژه‌ها) و دستیابی (به اهداف) فراتر از حد انتظار است.
- بازدهی او فراتر از استانداردها است.
- نقش او در رشد و عملیات سازمانی قابل توجه است.
- یکی از ستون‌های اصلی موفقیت در این واحد است.
- همواره کارها را در موعد مقرر به انجام می‌رساند.
- برای وقت دیگران احترام قائل است.
- هنگام برنامه‌ریزی جلسات، هماهنگی‌های لازم را انجام می‌دهد.
پتانسیل‌ها
با استفاده از این نمونه‌ها می‌توانید پتانسیل‌های کارکنان را شرح دهید:
- قادر به پذیرش سمت‌های بالاتر با مسوولیت‌های بیشتر است.
- به اندازه کافی قابل اعتماد است که پروژه‌های بزرگ‌تر را با خیال راحت به او واگذار کنیم.
- توانایی تقویت و افزایش مهارت‌ها از طریق شرکت در کلاس‌ها و برنامه‌های آموزشی برون‌سازمانی دارد.
- این پتانسیل را دارد که برای پیشرفت حرفه‌ای، مهارت‌های جدید کسب کند.
هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانید از این نمونه‌ها و بازخوردها استفاده کنید. اما چند نکته را به خاطر داشته باشید: به مفروضات اتکا کنید. برای هر یک از این نمونه‌ها یک مصداق بیرونی پیدا کنید، مثال یا نمونه بیاورید یا برای اثبات ادعای خود، به داده‌هایی که در اختیار دارید استناد کنید.
برای شناخت استعداد از تست هوش چند گانه گاردنر استفاده میشود.
برای شناخت تیپ شخصیت از تست MBTI استفاده کیند